Ninguna reforma o cambio universitario “organizacional” proviene de factores exógenos, consultores, enlatados o recetas, lo cambios verdaderos y reales comienzan desde dentro y desde un pensamiento estratégico sólido que responda a los desafíos del contexto; y hay momentos que es indispensable cambiar, sobre todo cuando la competitividad aumenta y el mercado de contrae.

Existe un axioma que señala que “la ley se hizo para la persona, y no la persona para la ley”; esto significa que los procedimientos, procesos, normativas y demás herramientas de gestión deben estar al servicio de las necesidades humanas; y esto es un punto de partida: el servicio a las personas. Las universidades son organizaciones de servicios académicos y de conocimiento.

Suelen haber dos actitudes en las organizaciones académicas: Una fundamentalista y dogmática en el cumplimiento de los tiempos y los procesos (para no equivocarse); y otra flexible y de respuesta abierta o eficiente, en función de las dinámicas humanas. La primera corresponde a la visión burocrática o estatal, la segunda a la visión de servicio competitivo y colaborativo.

Muchos procedimientos, procesos y normativas institucionales no sólo se han diseñado para evitar dispersiones y desarreglos institucionales, sino también para proteger intereses particulares y zonas de confort. Alguien diseñó esa normativa y esos procedimientos con determinado propósito.

La sociedad está cambiando vertiginosamente, la transformación digital, la Inteligencia Artificial (IA) y otras tecnologías están alterando todo. Mis tiempos, mis procesos y mis procedimientos industriales, lentos y poco eficientes no deben afectar la lógica de un entorno acelerado, complejo y como diría Sigmund Bauman “líquido”. Muchos de estos puestos y visiones van a desaparecer con la IA.

Cada vez existen más correlatos externos, entre la universidad y empresas, organizaciones y clientes. Cada vez más todo se resuelve por teléfono móvil; y sobre todo la banca está cambiando todos los modelos de negocios: Transferencias UNI, 365, pagos móviles, tarjetas de proximidad, plataformas, aplicaciones móviles, etcétera.

Nuestro estudiante típico es un sujeto conectado al móvil y desde él al mundo; y debemos adaptar nuestros servicios académicos, administrativos, financieros y científicos a esta realidad. Esto es un tema de subsistencia crítico, es fundamental diseñar aplicaciones móviles para todos los servicios académicos, ¿lo estamos haciendo o al menos lo tenemos planificado?

Otros aspecto importante en la inmediatez es la “sensibilidad y necesidades humanas”; no podemos ser indolentes y anteponer nuestros sistemas organizacionales ante tales necesidades. Efectivamente, sabemos muy bien que cuando la máxima autoridad necesita algo se hace rápido y eficiente y ¿por qué no para los demás o para todos…?

Cada Director, Gerente, Decano, Coordinador debe tener criterio de “servicio y prioridades” sobre la base del sentido común y sobre la base de las necesidades reales académicas y científicas. Si somos una universidad, y como tal nuestro principal giro es el académico-científico, esto implica que los servicios financieros y administrativos deben ser soporte y apoyo al giro y no al contrario. Hay mucha gente confundida en las instituciones académicas…

Una queja recurrente, desde mi época de evaluador de educación superior, es que: en no pocos casos y experiencias, lo administrativo, lo financiero y la burocracia se antepone a nuestro quehacer esencial. Comprar un equipo, un reactivo, pagar un investigador o un docente, es un trámite largo, ineficiente y que frena el quehacer académico y científico. Otra queja de los estudiantes: Solicitar una constancia, tramitar un documento académico, un cambio de carrera, inscribir una materia, etcétera, implica solicitudes, sellos, firmas, cartas, memorándum, fotocopias y mucho tiempo.

De 30 o 45 días para cualquier trámite es algo que sobrepasa lo industrial, es “medieval…”; nuestras soluciones y respuestas deberían enmarcarse en un periodo no mayor a 5 días hábiles por unidad temática solicitada utilizando adecuadamente las tecnologías. Así como lo hace la banca en una transferencia internacional, y eso que la banca tiene más riesgos y más clientes.

Sabemos que hay instituciones hiper centralizadas o momentos de mayor volumen en la tramitología o que diversas unidades solicitan servicios, pero para una institución de “conocimiento” y que además debe ser  referente en “tecnologías” todo esto debería de solucionarse de modo eficaz. O al menos con una comunicación honesta, amigable y transparente, no somos enemigos si no un equipo; hay muchas rumorología en los pasillos…

Cuando uno demanda celeridad o rapidez en los trámites, personal secretarial u operativo y directores manifiestan sentirse “acosados”, porque irrumpimos su tranquilidad, afectamos su zona de confort y alteramos su lógica de hacer las cosas como siempre se han hecho.

Efectivamente, mucha gente en la universidad solo está preocupada por “cobrar su sueldo” y “hacer lo que siempre ha hecho” sin irrupciones o alteraciones. No pidan más, no molesten, no acosen, todo tiene su ritmo y su tiempo; así a sido siempre ¿y por qué se debe cambiar?

Muchos no han entendido nada…; mientras la matrícula terciaria en el país cae en picada, mientras las condiciones macroeconómicas empeoran o mientras se invierte en proyectos estratégicos, algunos no quieren cambios ni estrés, no hay que acosarlos, ni pedirles celeridad; total, su sueldo está garantizado y siempre paga a tiempo.

Esta visión cómoda y un tanto egoísta va en contra de los proyectos y personas que intentan hacer algo más o distinto para cambiar el rumbo de los datos. No es obsesión, sino tener claro que hay épocas de sembrar y épocas de cosechar; épocas de bonanza y épocas de crisis; épocas de dar más de sí y épocas de cumplir los mínimos; épocas de trabajar antes y después de los horarios y épocas de ocho horas.

Mientras algunas unidades académicas se proponen la meta autosuficiencia, suelen aparecer las  actitudes internas poco colaborativas, con obstáculos, trámites, procesos, procedimientos y tiempos de nuestros sistemas industriales de los años 90; y en no pocos casos la situación empeora, cada vez hay más estancos y obstáculos que sortear, y esto desgasta, desestimula y no ayuda. 

Estas líneas son para pensar y para mejorar; cada universidad debe revisar su equipaje; ninguna instancia externa podrá solucionar estos problemas internos que son de nuestra responsabilidad, de nuestras actitudes y de nuestra cultura organizacional; o trabajamos como equipo y mejoramos o esperamos sentados el fracaso.

Disclaimer: Somos responsables de lo que escribimos, no de lo que el lector puede interpretar. A través de este material no apoyamos pandillas, criminales, políticos, grupos terroristas, yihadistas, partidos políticos, sectas ni equipos de fútbol… Las ideas vertidas en este material son de carácter académico o periodístico y no forman parte de un movimiento opositor.

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